Importância da Etiqueta E-mail Adequada

Você já recebeu algum e-mail que o deixou pensando sobre a pessoa que o enviou? Ou pior, você já enviou um e-mail que mais tarde se arrependeu?

Estar no recebimento de um e-mail ruim pode deixá-lo balançando a cabeça e tentando descobrir o que a outra pessoa estava pensando. Ser aquele que o enviou pode arruinar um dia ótimo, e pode ter repercussões negativas mais tarde.

A velocidade de fechar um e-mail tornou o método preferido de comunicação. Se você envia um e-mail pessoal ou comercial, seguir a etiqueta adequada é essencial para evitar falhas de comunicação ou ressentimentos.

Siga a Regra de Ouro tratando o destinatário como você gostaria de ser tratado. Antes de clicar em “enviar” em qualquer email, tire um minuto e dê uma leitura extra. O uso eficaz do e-mail pode colocá-lo em uma luz positiva com o seu supervisor e pode até mesmo lhe dar uma vantagem quando é hora de uma promoção .

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  Não assuma a privacidade

  Lembre-se de que sua empresa e seu e- mail pessoal podem não ser particulares. Sua empresa tem o direito de ler qualquer coisa enviada do escritório, portanto nunca escreva e envie informações pessoais ou altamente confidenciais do trabalho. O e-mail pessoal de casa pode ser encaminhado, por isso, não coloque nada por escrito que possa causar um problema se ele atingir a pessoa errada.

• 02 de 10

  Fique longe de comentários ofensivos

  Evite comentários ofensivos no seu email. Isso inclui observações racistas, sexistas ou negativas sobre outra pessoa ou empresa. Se você receber um e-mail ofensivo, não responda ou encaminhe para ninguém. Nunca use e-mail para dizer qualquer coisa que possa ser mal interpretada para seu chefe .

• 03 de 10

  Não gritar

  Lembre-se de que, quando você digita todas as letras maiúsculas, seu e-mail aparece como um grito. Algumas pessoas acham que facilita a leitura da mensagem, mas esse não é o caso. Use uma fonte que seja fácil para os olhos quando lida em letras de caixa padrão.

• 04 de 10

  Edite suas mensagens

  Edite seus e-mails antes de enviá-los. Use o corretor ortográfico e consulte todos os e-mails comerciais para verificar se você possui a gramática correta. Você sempre quer se apresentar como profissional em correspondência. Verifique o email pessoal depois de terminar de escrevê-lo para ter certeza de que o ponto pretendido será exibido. Soltar uma única palavra pode alterar o significado de uma frase.

• 05 de 10

  Responda com cuidado

  Conheça a maneira correta de responder aos e-mails que você recebe. Preste muita atenção ao remetente e aos outros nos campos “para” e “cc”. Responda o mais rápido possível em vez de deixar sua pasta “salva” ficar muito confusa.

  Evite o desejo de clicar em "responder a todos" antes de ver quem está listado no cabeçalho. Sua resposta pode confundir outras pessoas na lista, ou você pode acabar enviando informações desnecessárias para pessoas que você não conhece. A única hora em que você deve clicar em "responder a todos" é se tiver certeza de que todos precisam das informações que você está enviando.

• 06 de 10

  Familiarize-se com as ferramentas de email

  Conheça as ferramentas e os tipos de email. Isso inclui "para", "cc", "bcc" e linhas de assunto. O destinatário principal deve estar no campo "para". Quando você precisa copiar alguém, normalmente você adiciona essa pessoa ao campo "cc" ou cópia carbono. Se alguém precisar ser copiado sem os outros membros da lista que receberem seu e-mail, use “bcc” ou cópia oculta. Copie apenas pessoas que precisam saber as informações que você está enviando.

  Nunca encaminhe e-mails de cadeia. Estes podem se tornar incômodos e entupir caixas de e-mail das pessoas a ponto de incomodar . Você não quer se tornar a pessoa que encaminha mensagens que podem ou não ser verdadeiras.

  Você deve sempre preencher a linha de assunto para um e-mail comercial, e é preferível em um e-mail pessoal. Mantenha a linha de assunto o mais curta possível e tenha apenas um tópico por correspondência.

• 07 de 10

  Mantenha isso breve

  A maioria das pessoas prefere e-mails breves, em vez de mensagens longas e prolixas. Se possível, declare seu ponto em algumas frases. Para uma mensagem mais longa, comece com um parágrafo introdutório que permita que as pessoas conheçam o básico. Se você tiver mais de um tópico, divida sua mensagem em mais de uma correspondência, com um tópico por e-mail.

• 08 de 10

  Assista seu tom

  Mantenha um tom positivo em suas comunicações por e-mail. Lembre-se de que as observações sarcásticas podem parecer malvadas e não engraçadas. Salve o humor sarcástico para comunicações de voz para que outros possam ouvir o tom da sua voz. Isso também inclui raiva. Você deve sempre evitar o envio de e-mails com raiva, ou você pode se arriscar a ofender alguém com quem você trabalha ou se preocupa.

• 09 de 10

  Use sinalizadores de prioridade com discrição

  Se você tiver um sinalizador de alta prioridade, use-o somente quando necessário. Usá-lo demais acabará tendo o efeito oposto desejado e enviará seus emails para o final da lista de prioridades dos destinatários.

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  Assine seu nome

  Não esqueça de assinar seus emails. Os destinatários podem ficar irritados se tiverem que rolar para cima e descobrir quem lhes enviou a mensagem. Se você espera uma resposta por telefone, não se esqueça de incluir o número, mesmo que saiba que a pessoa o registrou no arquivo. O objetivo do e-mail é poupar tempo, e ter que parar o que ele está fazendo vai atrasar as coisas. Se você tiver uma linha de assinatura, mantenha-a atualizada com o endereço de e-mail e os números de telefone corretos.