Envio de e-mails que se comuniquem bem
E-mail é uma das principais maneiras pelas quais as pessoas enviam comunicações por escrito agora, e não é provável que isso mude. É fácil, rápido e não requer carimbo.
Longe vão os dias em que você tem que esperar uma semana ou mais por uma carta ou resposta pelo correio. Não é necessário fazer corridas de emergência até os correios para pesar os envelopes e pegar carimbos suficientes para notas e cartas. Na verdade, muitas pessoas nunca abordaram um envelope ou enviaram uma carta pelo correio dos EUA.
O e-mail se tornou uma das maneiras mais fáceis e rápidas de se comunicar pessoalmente e nos negócios. Isso se tornou um fenômeno tão grande que o sempre confiável United States Postal Service está lutando para encontrar maneiras de permanecer nos negócios.
Não há surpresa, então, que a etiqueta de e-mail , muitas vezes referida como Netiqueta, seja um tema quente para a cultura atual. E-mails são enviados todos os dias por uma ampla seção da população americana. A maioria das empresas usa o email para se comunicar com os funcionários ao longo do dia. Quase todos os lares têm pelo menos um computador com acesso à internet e dentro desses lares estão mães, pais, filhos, adolescentes e talvez até avós, com todos ou a maioria deles recebendo e enviando e-mails.
Vivemos em um micro-ondas, uma sociedade orientada pela internet, e ninguém quer gastar tempo escrevendo uma carta longa, mesmo que seja muito mais íntima e pessoal. Ainda há muitas circunstâncias em que o email funciona melhor do que o correio tradicional.
Aqui estão alguns dos prós e contras de etiqueta para manter em mente quando você está escrevendo notas de e-mail.
- Preparar. Antes de começar a digitar um e-mail, seja uma nota inicial ou uma resposta, você deve se perguntar o que gostaria de comunicar. Em suma, qual é o seu propósito para escrever? Depois de saber, você pode ler o e-mail completo antes de enviá-lo para ter certeza de que cumpriu sua meta. Se fizer a nota, envie-a; Se o texto for confuso, áspero ou incerto, talvez você deva recomeçar.
- Comunicar. Lembre-se de que você está se comunicando com uma pessoa real que receberá este e-mail. Com isso em mente, você deve abordar a pessoa pelo nome e ser respeitoso. Se esta for uma resposta a um e-mail recebido, você deve reservar um tempo para responder a quaisquer perguntas ou solicitações no início da nota.
- Respirar. Todos nós fomos culpados em algum momento de perder a compostura. Se você receber um e-mail que irrita ou incomoda você, não responda em espécie. Pegue a estrada e responda apenas para confirmar o recebimento ou demore um pouco antes de responder para que você possa se acalmar e responder com uma mensagem bem pensada. Você nunca quer responder a um e-mail (ou qualquer outra forma de comunicação) com raiva. Quando estamos com raiva, tendemos a dizer (ou escrever) coisas que ou não queremos dizer ou não precisamos dizer. Lembre-se de que, uma vez que seu e-mail for enviado, ele estará lá para sempre.
- Seja transparente Sua linha de assunto deve ser uma representação verdadeira do motivo pelo qual você está contatando o destinatário. Use frases relacionadas ao assunto do email. Isso é verdade se você estiver compondo um email comercial ou pessoal. Por exemplo, se você estiver escrevendo um e-mail para sua mãe sobre sua visita na próxima semana, sua linha de assunto deve ler algo como "Sua visita".
- Pesquisa. Se você estiver enviando um e-mail para um parceiro de negócios, é apropriado que você use o sobrenome e o título dele. Faça a pesquisa e dirija-se ao destinatário corretamente. O presidente da empresa poderia ser tratado como o Sr. Taylor ou o Presidente Taylor.
- Verificação ortográfica. O uso da verificação ortográfica é importante quando você está se comunicando por escrito. Quando você envia uma nota cheia de erros, ela comunica que você está desleixado ou que não presta atenção aos detalhes. Tente sempre executar a verificação ortográfica ou use um programa que corrija automaticamente. Em seguida, leia-o novamente para garantir que as palavras que você deseja usar não foram corrigidas automaticamente para algo diferente.
- Revise. Você deve tomar alguns segundos extras ou minutos que são necessários para fazer uma rápida revisão de qualquer e-mail que você planeja enviar. Aproveite este tempo para editar quaisquer frases inadequadas ou para colocar qualquer pontuação em falta.
- Preste atenção para o tom. Às vezes, um e-mail pode sair diferente do que você pretendia. O tom do seu email é muito importante e é tão importante quanto a sua mensagem. Como isso é comunicação escrita, você deve se certificar de que seu tom é agradável e de que é uma representação verdadeira do que você quer dizer. Lembre-se de que seu destinatário não pode ouvir a risada em sua voz ou ver o sorriso em seu rosto. A menos que você queira dar início a tudo que escrever, você deve evitar qualquer linguagem no email que possa ser mal interpretada de alguma forma.
- Seja breve e doce. Tente não escrever um romance quando você enviar e-mail. A maioria das pessoas realmente não quer ler muito em um email. Se o e-mail for necessariamente demorado, tente ajudar o destinatário destacando os principais conceitos, usando marcadores ou resumindo o assunto no parágrafo de abertura.
- Comunique-se bem. Você não quer confundir seu leitor, então reserve um tempo para ser claro e conciso na sua redação. Se você está enviando um email a um amigo, você pode ser mais casual em seu estilo de escrita. No entanto, se esta for uma comunicação empresarial , use a gramática correta e evite usar símbolos ou emojis que façam você parecer menos profissional.
A comunicação por email é muito popular. Aproveite o tempo para se envolver com a Regra de Ouro, e você irá percorrer um longo caminho em direção a uma netiqueta polida pro.
Editado por Debby Mayne