Como Organizar um Sistema de Arquivamento em Casa em 7 Passos

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Como configurar um sistema de arquivamento + armazenamento de papel que funcionará para você para sempre

A luta é real: gerenciar documentos e desordem de papel são os pits. É por isso que é crucial configurar um sistema de arquivamento fácil e viável que você realmente usará. Hoje, é isso que vamos fazer juntos.

Objetivo

Aprenda como configurar um sistema de arquivamento em casa que você realmente usará para o resto da sua vida. Ele precisa ser flexível para acomodar mudanças de estilo de vida, e precisa ser simples para que você realmente o mantenha.

O que você precisará

• Armário de arquivo ou caixa de arquivo
• Pendurando pastas de arquivos (eu gosto dessas coloridas que estão na foto acima)
• Suporte de arquivo da área de trabalho
• Shredder
• Lixeira
• Pasta de arquivos
• Etiquetador ou caneta

Cronometragem

Este é um projeto de fim de semana. Nós não recomendamos começar isto nas noites da semana após um longo dia de trabalho / escola, etc. Comece este em um sábado ou domingo de manhã armado com uma xícara de café ou chá, e uma atitude de “vamos fazer isso”.

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Reúna todos os seus papéis juntos em um só lugar

O primeiro passo na criação de um sistema de arquivamento doméstico é encurralar todos os seus arquivos e documentos no mesmo espaço para que você possa classificar, reciclar e fragmentar. Ter tudo em um local tem as seguintes vantagens:

1. Ele irá mantê-lo focado na tarefa em mãos. Quando você tenta realizar uma tarefa que você não está animado (como depósito), qualquer desculpa para passear e começar em outro novo projeto. Se você tem todos os seus suprimentos (listados aqui) e todos os seus documentos em um só lugar, você realmente não tem desculpa a não ser escavar.
2. Você será mais completo. Fazer uma varredura de sua casa na frente significa que você não terá que repetir a tarefa daqui a algumas semanas quando encontrar uma pilha de papéis esquecidos na lavanderia.

Alguns lugares para procurar papéis (além de suas gavetas óbvias, armários de arquivo e pilha de correspondências):

1. A sala de estar. Os papéis tendem a se acumular na sala de estar porque muitas vezes não temos uma ideia do que fazer com eles. É por isso que você deve sempre colocar os documentos com os quais não tem certeza sobre o que fazer ainda na minha caixa postal.
2. Sacos Mochilas, malas de trabalho, malas de mão, malas de ginástica e malas.
3. A cozinha. Estacas de papel têm um jeito de acabar na cozinha. Isso ocorre porque a cozinha é frequentemente o primeiro lugar para onde nos dirigimos quando entramos pela porta.

Então, junte todos os seus papéis e então ...

Escolha um bom local com uma superfície dura em que você pode criar 5 pilhas. Pode ser a mesa da cozinha, a cama do quarto de hóspedes ou a mesa, se for grande o suficiente. Se você não tem uma superfície grande o suficiente, o chão também funciona.

Se você tiver tantos papéis, suas pilhas podem tombar, então use caixas ou até mesmo caixas de papelão. Rotule-os para mantê-los separados e evitar erros - como atirar acidentalmente as declarações de impostos do ano passado para a caixa de “reciclagem”.

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Separe seus documentos em cinco categorias

Agora é hora de começar os negócios. Você vai ter que tocar em cada papel e tomar uma decisão sobre isso.

Regra: Você deve tomar uma decisão sobre cada pedaço de papel. Vai entrar em uma dessas 5 categorias:

1. Ação: Papéis que você precisa tomar e depois descartar. Não confunda isso com o que nos referimos em uma categoria abaixo como "Casa". Os documentos domésticos são arquivados permanentemente, os arquivos de ação serão usados ​​uma vez e depois descartados.
   Exemplos: convites, bilhetes de estacionamento, lembretes de compromissos, trabalhos de casa, contas, etc.

2. Arquivo: Papéis ou documentos que você precisa pendurar, mas não precisa fazer referência ou usar mais de uma ou duas vezes por ano.
   Exemplos: declaração de impostos, registros médicos, registros acadêmicos, comprovação de que você participou de tarefas do júri, escrituras, aluguéis, contratos, etc.

3. Agregado familiar: Estes são documentos que você usa para manter sua casa (e vida) funcionando.
   Exemplos: cupons, receitas, manuais do usuário, recibos de impostos deste ano, documentos para viagens futuras, etc.

4. Reciclar: Papéis e documentos que não se enquadram em nenhuma das categorias acima e não contêm informações pessoais.
   Exemplos: Lixo eletrônico, planilhas de um seminário no qual você não está mais interessado, jornais, revistas, trabalhos de casa antigos que você não precisa, envelopes usados, etc.

5. Fragmentação: documentos e documentos que não se enquadram nas categorias 1-3, mas contêm informações de identificação pessoal.
   Exemplo: ofertas de cartão de crédito, extratos bancários antigos, contas etc.

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Declutter + descartar documentos e arquivos que você não precisa mais

Sua maior pilha será reciclar. Recicle os primeiros - o objetivo aqui é reduzir a quantidade de papel que você está lidando o mais rápido possível.

Em seguida, destrua os trituradores - isso deve incluir qualquer coisa que o identifique além do seu nome e endereço.

Alternativamente, este Guard Your ID Roller da The Container Store é muito justo e muito prático para aqueles que estão cansados ​​de ter o seu jam jam. Dessa forma, você pode simplesmente carimbar suas informações de ID e reciclar correspondências e documentos com informações pessoais, em vez de retalhar.

Agora que você jogou o lixo, é hora de começar a configurar um sistema que é:

1. Fácil de usar, então você vai usá- lo;
2. Flexível o suficiente para acomodar mudanças de vida e novos projetos; e,
3. Proteja assim quando você precisar encontrar algo rápido, você pode encontrá-lo.

A beleza aqui é que você pode quebrar essas categorias ainda mais, dependendo da quantidade de papel que entra e sai de sua casa ou escritório.

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Configurar um arquivo morto para o seu sistema de arquivamento residencial

É muito fácil decidir quais documentos vão para o seu arquivo. Estes são os documentos mais importantes que você possui. Eles são prova de que você e sua família existem, pagam seus impostos, possuem casas e carros, se formaram na faculdade, podem viajar para fora do seu país com um passaporte ou visto. Se você é proprietário de uma empresa ou possui mais de uma propriedade, esse arquivo será ainda maior.

Aqui está uma lista de noções básicas para manter neste arquivo:

• declarações fiscais
• registros médicos
• recordes academicos
• prova que você serviu dever do júri
• atos
• arrendamentos
• contratos
• passaportes
• cartões de segurança tão cial
• registros de emprego
• certificados de batismo
• seguro de vida / documentos de aposentadoria

Armazene esses papéis em uma caixa de arquivos em pastas rotuladas. Considere comprar uma caixa à prova de fogo quando você começar a adquirir mais "coisas" para se manter seguro.

Mantenha os arquivos que você usa com freqüência (também conhecido algumas vezes por ano) na frente. Resista ao desejo de organizar este espaço em excesso, porque se você ficar muito específico, na verdade, torna mais difícil encontrar coisas quando você realmente precisa delas. Geralmente, se você está mergulhando em seu arquivo de arquivamento, você realmente precisa desse pedaço de papel para torná-lo tão fácil quanto possível.

Aqui estão minhas categorias:

• Acadêmico
• Carro
• Emprego
• Financeiro
• Saúde
• identidade
• Seguro
• Imobiliária

Organize-os em ordem alfabética, mas mantenha o arquivo de identificação adiantado. Isto tem coisas como a sua certidão de nascimento, passaporte, cartão de segurança social e certificado de batismo. Aqui também é onde você deve manter sua licença de casamento.

Para armazenar esses documentos, considere fortemente uma Caixa de Ações de Alta Segurança que, com menos de US $ 50, é um ótimo valor *. Outra opção é a caixa de prescrição de alta segurança. Este é projetado para suprimentos médicos, mas poderia facilmente conter vários papéis não-perdidos.

Você pode configurar seu próprio arquivo DIY, ou você pode usar o FileSolutions Home Filing System.

* Se você perder esses arquivos, você acabará pagando muito, muito mais para conseguir cópias de Registradores, Funcionários de Cidades, Instituições Acadêmicas, etc, então $ 50 é um investimento valioso e inteligente.

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Organizar um arquivo doméstico

Aqui está uma boa regra para o que você deve armazenar em seu arquivo doméstico: Qualquer coisa que você pode precisar no futuro, mas você não precisa agir agora, que não pertence ao seu arquivo. Use o seu próprio arquivo Household (chamado Household Workbook) como um exemplo para que você tenha uma idéia melhor do que armazenar nesse arquivo e do que não deve.

Primeiro, em vez de uma caixa de arquivos ou bin, eu criei um fichário com seções e, em seguida, bolsos para armazenar coisas como cupons e cartões de presente. Você pode usar esse fichário e ter seções para o seguinte:

• Cupons / Groupons
• Cartões de presente
• Documentos para viagens / viagens futuras
• Descontos que eu enviei e estou esperando para receber meu cheque de volta
• Recibos para itens caros como um eletrodoméstico ou grande peça de mobília
• Tenha um bolso para todos os seus cartões de recompensas
• Notas e materiais de referência para os próximos projetos em que você está trabalhando
• Receitas
• Recibos para impostos
• Apólices de seguro de carro / casa / locatário

Você provavelmente poderia apenas digitalizar a maioria deles em uma conta do Evernote , mas quando precisar deles, terá que imprimi-los novamente, portanto, registre-os neste bloco de anotações e chame-os de sua Pasta Pessoal.

* Mantenha um arquivo separado para receitas que você deseja devolver algum dia, mas não tenha.

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Configurar um arquivo de ação

O arquivo de ação são os documentos que você precisa tomar e depois descartar. Quaisquer documentos ou papéis que precisam ser arquivados permanentemente ou por um longo período de tempo (mais de um mês), provavelmente pertencem ao seu arquivo doméstico.

Arquivos de ação são:

• Vai ser usado uma vez e depois descartado; ou,
• Arquivos que você está esperando para agir.

Use uma caixa para guardar esses documentos, especificamente, e recomendamos essa caixa. Escolha laranja porque é uma cor chamativa e o pensamento é que você vai passar pela caixa pelo menos uma vez por semana. Isso também pode ser duplicado como sua caixa de entrada para ajudar no gerenciamento de e-mail .

Aqui estão alguns exemplos do que manter em seu arquivo Action:

Correspondência recebida:

• Tudo o que você recebe no correio vai neste arquivo
• Qualquer pedaço de papel que alguém lhe dá ou você pega e enfia na sua bolsa entra aqui

Itens do calendário:

• Convites para os próximos eventos e quaisquer direções ou cartões de resposta que acompanham
• Contas a pagar e depois triturar ou reciclar
• Permissão escorrega para assinar
• Lembretes de compromisso

Itens a pagar:

• Bilhetes de estacionamento para pagar
• Contas a pagar

Itens que você está esperando:

• Recibos para qualquer coisa que você comprou recentemente, caso decida devolver. Por exemplo, se você receber um pacote da Amazon, jogue a nota de embalagem nessa caixa para o caso de os produtos não funcionarem e você precisar devolvê-los. Idem para outros pacotes que você recebe.
• Recibos para qualquer coisa que você está esperando. Por exemplo, se você enviou uma fatura à sua companhia de seguros e está aguardando o reembolso, ela entra nesse arquivo. Se você retornou algo e está esperando para ver o reembolso aparecer no extrato bancário ou na fatura do cartão de crédito, ele aparece nesta caixa.

Você pode dividir esse arquivo em mais categorias, mas é mais fácil simplesmente jogar tudo nessa caixa e depois passar por ele uma, duas ou três vezes por semana. Nesse ponto, você pode reciclar ou destruir qualquer coisa que não precise mais, arquivar qualquer coisa que pertença ao Arquivo ou à Casa e agir sobre qualquer coisa que precise ser respondida. O objetivo é manter esse arquivo o menor possível.

Mas ... o truque é que você tem que passar por esse arquivo pelo menos uma vez por semana, de preferência com mais frequência. Eu recomendo fortemente adicionar esta tarefa em sua rotina de organização semanal pessoal , desta forma você está arquivando e armazenando uma quantidade relativamente pequena de documentos uma vez por semana em vez de