Obtenha o controle da desordem de papel gerenciando seu correio
Aprender a gerenciar seu e-mail é uma tarefa de organização surpreendentemente difícil, porque você não pode apenas organizar visualmente os e-mails, você precisa ler e tocar em todos os documentos para arquivar ou descartar. O melhor caminho para o gerenciamento sólido é reduzir a quantidade de papel que entra em sua casa. Leia sobre como gerenciar o correio em quatro etapas.
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Despejar o lixo
Reduza a quantidade de e-mails que você recebe parando o e-mail indesejado de influxo.
Juro que se alguma vez me perder, o catálogo do J Crew vai me encontrar primeiro. Reduzir a quantidade de lixo eletrônico que você recebe reduzirá a quantidade de tempo que você gasta gerenciando seu e-mail. Menos mail = menos tempo.
Bônus: É bom para o meio ambiente.
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Programe-o
A maioria das pessoas separa as correspondências enquanto caminha pela porta depois do trabalho e geralmente pára no meio para guardar o casaco ou virar a atenção para o que é para o jantar. Resista ao desejo de gerenciar e-mails até ter tempo e atenção para dar a essa tarefa.
Razões:
- Se você classificar à sua porta, é provável que você não esteja preparado para gerenciar seu e-mail naquele momento. Você precisa das ferramentas certas (abaixo) e da atenção para decidir como usar ou descartar cada peça.
- Nunca toque em um pedaço de papel mais de uma vez, se você não tiver também. É isso que torna o gerenciamento de papel tão desgastante: você precisa lê-lo toda vez! Espere até que você esteja pronto para gerenciar e descartar.
Programe o tempo cada dia ou uma vez por semana para organizar seu correio.
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Ferramentas
Tenha as ferramentas certas para descartar, reciclar ou responder ao seu e-mail.
Nada extravagante, mas tem o seguinte em mãos:
- Shredder - Qualquer coisa com informações de identificação além do seu nome e endereço deve ser destruída imediatamente.
- Lixeira - A maioria dos e-mails pode ser reciclada imediatamente (pense em cupons, folhetos, anúncios).
- Sistema de arquivamento e calendário - Para o e-mail, você precisa agir imediatamente ou no futuro.
Por "na mão", eu realmente quero dizer na mão. Não tenha seu triturador e lixeira em salas separadas. Eu gerencio meu e-mail sobre a lixeira e o triturador de reciclagem e, em seguida, trago o e-mail de que preciso para entrar em contato com a minha mesa, onde tenho meu calendário e um sistema de arquivamento de mesa. Eu recomendo uma caixa de arquivo separada, assim como um arquivo de arquivamento para organização de correspondência.
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Estabeleça um sistema
Existem 3 'jogos finais' para cada parte do correio:
- Ação - Mail você precisa agir imediatamente ou eventualmente. Esse tipo de correspondência será dividido em outras categorias, como arquivamento / referência, resposta, ação etc.
- Reciclar - Lixo eletrônico que não tem valor para você e nenhuma informação de identificação além do seu nome.
- Fragmento - Qualquer parte do correio que contenha qualquer informação identificadora além do seu nome e endereço. Isso inclui números de seguridade social, datas de nascimento, ofertas de cartão de crédito, etc. Não tem certeza se você deve reciclar ou destruir? Veja o que destruir e ler mais sobre o roubo de identidade: como se proteger de roubo de identidade.
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Mantenha-se nisso
Algumas maneiras eu tenho certeza de continuar assim:
- Toda sexta-feira negra (que é o dia depois do Dia de Ação de Graças) enquanto todo mundo está fazendo compras, eu reúno todos os catálogos que eu não quero mais receber e os chamo a cancelar.
- Siga a rotina semanal de organização , onde gerenciamos o correio semanalmente.
- Você pode ler mais sobre como eu gerencio mensagens diariamente.