Lista de verificação de notificação para seu movimento
Mover um escritório é complicado. Com tantas coisas para fazer, é fácil ignorar tarefas menores, porém vitais. Para manter seu escritório em andamento, use o seguinte guia de lista de verificação que garantirá que nada seja deixado por fazer.
Também examine a lista de tarefas essenciais para ajudar o seu escritório a se mudar.
Notificar empresas e clientes do movimento
A seguinte lista detalhada de notificações pode ser usada em conjunto com o artigo Atualizar Informações Comerciais Antes de Você Mover.
Usado em conjunto, você descobrirá que cobriu todas as suas bases.
Você também deve informar seus clientes se você vai fechar durante a mudança ou reduzir suas horas. Este será um aviso crítico para garantir que os clientes não fiquem frustrados se sua porta estiver trancada. Saber com antecedência que você estará aberto para negócios economizará muitas chamadas telefônicas e o cliente irá ao seu concorrente para obter serviços. Em outras palavras, informe seus clientes sobre seu plano de manutenção durante a transição.
Clientes e Clientes
É uma boa idéia informar sua base de clientes sobre a mudança primeiro, de preferência pelo menos um mês antes da ocorrência do movimento. Forneça informações sobre o novo local, seja enviando uma carta formal ou um e-mail com o mapa anexado ou anexado a todos no banco de dados da sua empresa. Ou no caso de uma loja de varejo, colocando um mapa e sinal de notificação na porta da frente e fornecendo um pequeno flyer com cada compra.
Poste as informações em sua página da Web com instruções fáceis de seguir e quaisquer detalhes que manterão seus clientes voltando; isso pode incluir uma venda "em andamento" ou uma festa de abertura oficial.
Provedores de serviços, fornecedores e agências governamentais
Notifique os serviços e fornecedores que sua empresa usa regularmente.
Pode incluir uma impressora, um mensageiro, uma loja de material de escritório ou um provedor de serviços de Internet.
Bancos e Seguros
Os bancos exigirão uma notificação antecipada; você precisará alterar o endereço nos cheques da empresa, depois ter os cheques impressos, notificar as empresas de cartão de crédito e quaisquer outras instituições financeiras ou prestadores de serviços. Você pode decidir que sua empresa se beneficiaria da transferência de contas empresariais de um banco para outro ou de um ramo para outro; fale com seu representante do banco sobre os serviços disponíveis no novo local / bairro.
As companhias de seguros também precisam ser notificadas antecipadamente. Eles precisarão avaliar o novo espaço e fornecer uma nova estimativa, se aplicável. Este é um ótimo momento para falar com sua seguradora sobre como fazer um seguro e o que você precisa para garantir que seu escritório esteja protegido.
Alterar mensagens de telefone recebidas
Juntamente com a atualização de informações da empresa e materiais de marketing, existem outras maneiras de garantir que o público saiba do próximo movimento. Adicione uma notificação ao serviço de secretária eletrônica / correio de voz informando a data da mudança, para onde você está indo e como isso pode afetar o serviço. Também forneça informações de contato para os clientes que possam ter preocupações específicas.
Os funcionários também mudam sua linha de correio de voz direta do escritório com informações sobre a mudança e o novo endereço. Novamente, é uma maneira fácil de lembrar os contatos da mudança e informar aqueles que não estão no banco de dados de contatos da alteração.
Mude sua linha de assinatura
Adicionar um aviso na linha de assinatura de e-mail para todos os funcionários garante que todos os e-mails enviados lembrem o recebedor do próximo movimento. Essa é uma ótima maneira de alcançar pessoas que não estão na lista de contatos da empresa.
Correspondência de saída do carimbo
Compre um selo vermelho que diz “Note New Address”; os selos geralmente podem ser comprados em uma loja de material de escritório. Carimbar timbrado atualizado para garantir que os destinatários estejam cientes da alteração de endereço. Observe que esta etapa de notificação pode não ser aplicável até que a movimentação seja concluída.
Telefone
Este deve ser o primeiro utilitário que você contate sobre o seu movimento; Você quer garantir que sua empresa permaneça aberta durante a mudança ou que haja o mínimo de interrupção possível. Avise a empresa telefônica quando a mudança for feita e peça que os telefones sejam instalados e estejam prontos para operar no novo local no dia anterior à data da mudança, apenas para garantir que o sistema esteja funcionando na data da mudança.
Peça à empresa para configurar um sistema de encaminhamento de chamadas eficaz no dia da sua mudança. Se a sua empresa estiver alterando os números de telefone, solicite que um aviso seja adicionado ao seu número antigo, informando os chamadores sobre a alteração do número de telefone. Depois que você se mudou, é uma boa ideia ligar para o número antigo para garantir que o serviço esteja funcionando. Além disso, certifique-se de que o número e o endereço da sua nova empresa estejam atualizados na lista telefônica e no diretório a seguir.
Correios, contas de e-mail e redes sociais
Notifique a agência postal de sua mudança e providencie para que o correio seja encaminhado por alguns meses após a mudança. Conforme observado anteriormente, adicione um aviso de movimento às linhas de assinatura do funcionário antes da mudança e também após o movimento; Após a mudança, a assinatura deve solicitar ao destinatário que anote a alteração de endereço e informações de contato.
Além disso, empresas de courier regulares que buscam e desistem também devem ser notificadas sobre a alteração de endereço e quaisquer alterações nos serviços.