Não esqueça essas tarefas
Preparar- se para mudar um escritório ou empresa pode ser muito mais complicado do que mudar de casa. Preparar é fundamental e garantir que tudo na sua lista esteja completo é essencial. Use esta lista de verificação rápida como um guia para manter sua empresa em andamento.
Determinar um cronograma e cronograma
Seu período de tempo deve ser a primeira coisa que você faz. Defina a data em que todas as coisas precisam estar fora do espaço do escritório, que é a data final da mudança.
Você provavelmente precisará de alguns dias para se mudar, dependendo de quantas coisas você tem que mover. Retroceda de sua data de saída e faça uma lista de todas as coisas que você precisa fazer antes que os caminhões cheguem.
Atribuir tarefas e configurar um comitê de movimento, se necessário
É uma boa ideia envolver os funcionários na mudança mais cedo . Um comitê de mudança pode não apenas ajudá-lo a organizar e planejar o movimento, mas também a facilitar a transição para o restante da equipe. Faça com que o comitê revise todas as tarefas e atribua funções conforme necessário. À medida que a mudança avança, você provavelmente precisará adicionar tarefas à lista e, ao fazer isso, também deve atribuir tarefas - há muito o que fazer para fazer tudo sozinha.
Configurar um plano de comunicação interno e externo
Um plano de comunicações internas garantirá que os funcionários sejam mantidos informados sobre os planos de mudança, enquanto um plano externo manterá seus clientes e fornecedores atualizados sobre suas atividades de negócios durante a mudança, para que você possa manter sua empresa em operação durante a transição.
Contrate Movers
Como qualquer movimento, a contratação de bons motores leva tempo e deve ser uma das primeiras tarefas da sua lista. Peça a um membro da equipe que elabore uma lista de pelo menos cinco empresas que se deslocam, então garanta que você as investigue minuciosamente antes de contratar . Determine o orçamento, obtenha cotações e compare serviços entre empresas em movimento para decidir qual contratar.
Contrate Packers Profissionais
Se o seu orçamento móvel puder suportar a contratação de empacotadores profissionais , faça-o. Isso evitará que você e seus funcionários tenham que arrumar as áreas do escritório que são comuns e, com frequência, os espaços mais difíceis de embalar e movimentar. Os funcionários podem ser solicitados a embalar suas mesas ou escritórios, uma vez que também oferece uma oportunidade para os funcionários limparem seus espaços e se livrarem de coisas que eles não precisam mover.
Criar um novo plano e layout do Office
É aqui que o seu comitê de mudança será realmente útil. É sempre difícil mudar para um novo espaço, mas quando você tem que descobrir onde tudo e todos vão, isso leva muito tempo. Certifique-se de que você sabe onde cada peça de mobília será colocada e cada funcionário se sentará. Quanto mais detalhado o plano, melhor.
Converse com seus fornecedores atuais
Mover um negócio pode significar mudar de provedor de serviços. Verifique seus contratos e, em seguida, decida se você permanecerá com seus fornecedores atuais ou se analisará a mudança. Você precisará determinar o que o novo espaço exigirá em termos de linhas telefônicas e infraestrutura de rede. Converse com seu novo locador e fornecedores para garantir que você saiba o que o novo espaço precisa para que não haja uma lacuna no serviço.
Qualquer equipamento que você está alugando, entre em contato com o revendedor para notificá-los sobre a mudança e a melhor forma de levar o equipamento ao novo local.
Mantenha os funcionários atualizados e informados
Um movimento pode ser difícil para os funcionários . Isso pode significar uma mudança na forma como eles se deslocam e se o trajeto deles agora é mais longo do que antes da mudança. Se você está mudando para um espaço menor, a equipe precisa saber como os escritórios serão atribuídos e como será seu novo espaço. Os funcionários devem ser informados a cada passo do processo. Tente manter uma agenda móvel no quadro de avisos da cozinha ou em outro espaço comum para que as pessoas possam ver como as coisas estão progredindo e o que se espera delas como funcionários.