Uma lista de verificação rápida de quanto tempo manter documentos + o que destruir
O papel é uma dor, e gerenciar um sistema de arquivamento doméstico pode ser um empecilho, mas alguns documentos que você realmente precisa segurar porque você nunca sabe quando vai precisar deles. Aqui está uma cartilha sobre quanto tempo para manter os documentos e quando você terminar com eles, quais os que você precisa para destruir. Isso deve servir como um guia de referência rápida para criar e manter um sistema de arquivamento residencial viável.
Primeiro, pense em reduzir a quantidade de papel que você recebe e acabará tendo que fragmentar ou arquivar menos.
Isso significa livrar-se do lixo eletrônico, inscrever-se em contas eletrônicas e não aceitar panfletos, cupons que você nunca usará ou outras coisas efêmeras que você sente que precisa esperar quando realmente sabe que não precisa.
Se você está realmente lutando com a bagunça do papel a ponto de sentir que está acumulando , procure um profissional que possa guiá-lo pelo processo de organização.
O segundo passo é ter certeza de que você tem um bom sistema de gerenciamento de e-mail . Quanto mais eficientemente você lidar com as mensagens que você recebe, menos vezes você terá que fazer uma grande sessão de trituração / trituração / reciclagem.
Configurar um sistema de arquivamento eletrônico
Livrar-se de seu arquivamento de papel através da criação de um sistema de arquivamento eletrônico irá poupar espaço e livrá-lo da desordem de papel. Isso é uma vitória. Hoje em dia, o sistema de arquivamento eletrônico faz muito sentido. Para começar, você precisa de um scanner e um local para armazenar seus arquivos, um sistema de pastas em um computador ou na nuvem e um disco rígido externo.
Configure pastas gerais para diferentes tipos de documentos (exemplos: doméstico, impostos, auto, certidões de nascimento, etc.) Você não precisa ficar muito preciso com o armazenamento de documentos, pois os sistemas de arquivamento eletrônico são pesquisáveis.
Em seguida, digitalize cada documento e armazene em uma pasta de acordo com o conteúdo.
Mantendo cópias de documentos importantes
Para seus documentos super importantes, os especialistas aconselham manter cópias.
Isso pode significar manter uma cópia em seu armazenamento em nuvem e outra em um disco rígido. Também pode significar manter uma cópia em seu arquivamento eletrônico e uma cópia impressa em um cofre à prova de fogo.
Armazene estes documentos para sempre
Esses documentos devem ser armazenados para sempre:
Registros Acadêmicos - Diplomas, transcrições e qualquer trabalho de portfólio que possa ser usado no futuro ao se candidatar a um emprego.
Artigos de Adoção
Certificados batismais
Certidões de nascimento
Certificados de Óbito - Podem ser necessários para fins fiscais.
Cartas de motorista
Registros de Emprego - Cláusulas, acordos, arquivos disciplinares e avaliações de desempenho.
Certificados de casamento
Registros médicos
Registros Militares
Passaportes
Registros de aposentadoria e pensão
Cartões de Segurança Social
Testamentos
Economize por um período de tempo mais curto
Estes documentos podem ser tocados com a frequência mensal ou semanal:
Extratos bancários - 1 mês
Contas - 1 ano para qualquer imposto ou garantia, todas as outras contas devem ser canceladas assim que forem pagas.
Faturas de cartão de crédito - Destrua imediatamente quando pago.
Recibos de Melhorias Residenciais - Mantenha até que a casa seja vendida.
Registros de investimento - 7 anos depois de você ter fechado a conta ou vendido o título.
Arrendamentos - Mantenha-se até que você tenha saído e tenha recebido seu depósito de volta do locador.
Paychecks / Pay Stubs - 1 ano até você receber seu W-2
Recibos de vendas - Mantenha durante toda a vida da garantia. Obviamente, isso se aplica apenas a grandes compras, como eletrodomésticos e eletrônicos. Eu normalmente guardo recibos para coisas como mantimentos e roupas apenas contanto que eu saiba que não vou precisar do recibo para um retorno.
Documentos fiscais - 7 anos, incluindo o seu depósito e todos os documentos que o acompanham, como W-2s e recibos.
Registros de Veículos - Mantenha até que o barco, carro ou motocicleta seja vendido.
Como se livrar de documentos
Destruir documentos é a principal maneira de proteger-se contra o roubo de identidade. (Leia minha entrevista com Jay Foley, especialista em segurança, sobre como se proteger do roubo de identidade). Querendo saber o que destruir? A regra geral é qualquer coisa com a seguinte informação deve ser triturada: números de conta, datas de nascimento, nomes de solteira, senhas e pinos, assinaturas e números de segurança social.
Mais uma vez, esses são não-brainers.
Aqui estão as noções básicas:
Se os documentos ainda estão "ativos", ou seja, você precisa segurá-los para referência e estabelecer um sistema de arquivamento simples. Isso significa arquivar documentos por tópico e depois fragmentá-los quando não estiverem mais em uso.
Quais documentos destruir
Se você acabar com esses documentos e não precisar mais deles, aqui está o que deve fazer (tudo o mais - como a documentação - você pode simplesmente reciclar).
Recibos ATM
extratos bancários
Cópias da certidão de nascimento
Cheques cancelados e cancelados
Contas de cartão de crédito
Relatórios de crédito
Cartas de motorista (expiradas)
Documentos de emprego que tenham alguma identificação
Passaportes e vistos vencidos
Conta de investimentos #s
Documentos legais
Investimento, estoque e transações de propriedade
Itens com assinatura (locações, contratos, cartas)
Etiqueta de bagagem
Registros médicos e odontológicos
Documentos com um número de Segurança Social
Senhas ou números PIN
Pagar stubs
Aplicativos de cartão de crédito pré-aprovados
Recibos com números de conta corrente, números de cartão de crédito ou qualquer outra informação de identificação
Formulários fiscais
Transcrições com informações de identificação sobre elas
Roteiros de viagem
Passagens aéreas usadas
Contas de serviços públicos (telefone, gás, eletricidade, água, TV a cabo, Internet)
Certifique-se de ter um sistema de arquivamento flexível configurado para manter esses documentos sob controle e destruí-los quando eles não forem mais necessários.
Tudo o que você planeja manter precisa ser acionado, organizado e arquivado. Eu gosto do meu sistema de arquivamento em casa.