Como priorizar suas tarefas

Dicas de gerenciamento de tarefas direto dos especialistas

Então você tem todas essas coisas para fazer todos os dias e sua lista de tarefas está cheia - como você sabe o que fazer primeiro, segundo e terceiro?

Quase todo mundo sente que eles têm muito a fazer e muito pouco tempo para fazê-lo. Muitas vezes, esse sentimento oprimido decorre de uma incapacidade de priorizar todas as tarefas aparentemente urgentes. Se você acha que sua lista de tarefas está crescendo a cada minuto e nem sabe por onde começar, veja como identificar, avaliar e priorizar suas tarefas.

1. Faça uma lista

Antes de tentar classificar suas obrigações em ordem de importância, reserve um tempo para compilar uma lista abrangente de tudo o que você precisa ou quer realizar. Divida sua lista em seções para diferentes tipos de tarefas. Essas categorias podem incluir:

Tarefas diárias ou semanais

Estes são "tarefas" mundanas que podem ser pessoais ( planejamento de refeições e compras de supermercado ) ou relacionadas ao trabalho (reunião semanal da equipe). Se você já segue uma rotina diária , você estará familiarizado com essas tarefas; Se você não fizer isso, este é um bom momento para criar um. O que você inclui pode variar - algumas pessoas não precisarão se lembrar de verificar e-mails ou comprar mantimentos, mas outras pessoas apreciarão os lembretes estruturados para executar determinadas ações em determinados momentos ou em determinados dias.

Tarefas com Prazos

Estes, obviamente, precisam ser feitos por uma data específica e exigem preparação prévia. Os exemplos podem ser um trabalho escolar que deve ser entregue em três semanas ou uma festa que você esteja planejando daqui a seis meses.

Esses tipos de tarefas - frequentemente chamadas de projetos - podem depois ser divididos em componentes menores - por exemplo, “escrever papel” pode ser dividido em ler os livros relevantes, organizar suas anotações, escrever um esboço, escrever um primeiro rascunho em.

Tarefas recorrentes

Eles não ocorrem em uma frequência diária ou semanal, mas também não são projetos únicos.

Tarefas recorrentes podem incluir consultas ao dentista ou fazer seus impostos trimestrais.

Tarefas auto-motivadas e necessárias

Estas são tarefas ou projetos que você sabe que tem que fazer, mas ninguém vai fazer você. Eles raramente, ou nunca, têm um limite de tempo embutido. Pense em melhorar o site de sua pequena empresa ou encontrar um novo provedor de atenção primária.

Tarefas Auto-Motivadas, Não Necessárias

Estas são as atividades mais agradáveis ​​que, no entanto, tendem a cair no esquecimento, à medida que outras tarefas, mais obviamente necessárias, as expulsam. Pense lendo por prazer ou trabalhando em hobbies.

Tarefas Algum Dia

Essas tarefas ficam na parte inferior de sua lista de tarefas ou na parte de trás de sua mente, mas geralmente não precisam ser feitas logo ou nunca. Exemplo: pinte seus radiadores.

2. Organize sua lista

Depois de listar tudo, você pode descobrir o que fazer primeiro e organizar sua programação. (Como você faz isto fisicamente - em uma folha de papel, um planejador , um aplicativo, um calendário on-line ou de outra forma - importa menos do que você escolhe um método que funciona para você e que você usará.) Aqui estão alguns critérios pensar sobre:

Urgente ou Importante

Todas as tarefas podem ser classificadas em uma das quatro categorias. Tarefas urgentes e importantes devem ser realizadas primeiro, o mais rápido possível; tarefas urgentes, mas não importantes, podem ser delegadas, se possível, mas se não, sua agenda deve incluir flexibilidade e tempo extra para acomodá-los quando surgirem; tarefas importantes, mas não urgentes, devem ser planejadas com antecedência para que não se tornem urgentes; tarefas que não são nem importantes nem urgentes podem potencialmente ser eliminadas, embora, se você gostar delas, elas sejam trabalhadas em sua programação para que elas não sejam superadas por obrigações mais exigentes.

Avalie o valor

Você pode julgar o valor de uma tarefa de várias maneiras. Alguém pode ser se outras pessoas são impactadas, e quão importantes essas pessoas são para você (a aprovação de seu chefe e o bem-estar das crianças que dependem de você são mais importantes do que, digamos, as opiniões de um grupo de estranhos que você concordou. para participar de um encontro.) Você também pode atribuir um alto valor às tarefas que você vê pagando a longo prazo, ou que você simplesmente acha gratificante.

Uma referência que você provavelmente encontrará ao ler sobre a priorização de tarefas é a regra 80-20 ou o Princípio de Pareto, que afirma que 80% dos efeitos provêm de 20% das causas. Isso pode ou não ser verdade para você, mas é um bom lembrete para identificar com o que você está gastando tempo e quais esforços estão valendo a pena.

Timing e flexibilidade

Um cronograma de funcionamento permite mudanças e reconhece restrições de tempo. Seja realista ao priorizar e planejar seus dias. Em caso de dúvida, superestime o tempo que uma determinada tarefa levará.

Se duas tarefas vencerem ao mesmo tempo, escolher qual começar depende de como você trabalha melhor. Algumas pessoas preferem evitar que a tarefa mais simples se concentre na mais complexa; outras pessoas sentir-se-ão mais tranquilas se começarem a tarefa mais difícil primeiro e fizerem uma parte ou a totalidade dela antes de seguir em frente. Lembre-se de que você não precisa assumir uma tarefa ou projeto do começo ao fim antes de passar para a próxima - a menos, é claro, que você ache que trabalhar dessa maneira aumenta sua produtividade.

Limite suas tarefas diárias obrigatórias a três no máximo. O dia também pode incluir tarefas menores que são mais rotineiras ou de menor importância ou urgência, mas o carregamento em tarefas importantes provavelmente levará ao estresse e à decepção.

Lembre-se que as prioridades podem mudar - se seu chefe precisa que você faça alguma coisa agora, sua prioridade anterior provavelmente será reduzida para segundo. Essa é mais uma razão para construir mais tempo em sua programação para permitir flexibilidade.

3. Tarefas em lote

Tarefas em lote são uma das maneiras mais eficazes e eficientes de realizar essas tarefas incômodas e completas. Agrupar significa simplesmente que você trabalha repetidamente no mesmo tipo de tarefa antes de mudar para outra coisa. O primeiro passo é identificar as tarefas que você faz várias vezes e, em seguida, configurar um fluxo de trabalho simples para elas seguirem. Em seguida, você lida com essas tarefas ao mesmo tempo usando esse fluxo de trabalho.

O lote requer a conclusão de tarefas semelhantes que exigem recursos semelhantes em "lotes" para melhorar a eficiência e a produtividade. Veja alguns exemplos:

Lote permite que você entrar em um groove fazendo a mesma tarefa repetidamente para que você não precise perder tempo para descobrir as instruções ou o que você deve fazer a seguir.

4. Eliminar Tarefas

Depois de listar todas as suas tarefas e classificá-las do mais importante para o menor, ficará claro quais tarefas estão no final da lista. Eles podem ser delegados a outra pessoa, mas, se isso não for possível, você precisa decidir se deseja agendar um horário ou eliminá-los.

Você pode ter tarefas em sua lista que você não tem que fazer ou mesmo querer fazer, mas você se sentiu pressionado a adicionar em algum momento (ir ao ginásio, frequentar um clube do livro). Estes podem ser totalmente eliminados.

Finalmente, é possível simplesmente ter muito o que fazer - se você não consegue fazer tudo, avalie sua carga de trabalho para determinar se precisa apenas de mais prática na priorização ou se precisa dizer a alguém que não pode mais continuar fazendo uma tarefa. certa tarefa.