No meu trabalho diário, trabalho em comunicações, principalmente para organizações sem fins lucrativos. Parte do trabalho que faço envolve garantir que tenhamos uma estratégia para comunicações internas e externas. Isso também inclui o desenvolvimento de um plano para uma mudança de escritório , que minha organização atual está planejando fazer nos próximos seis meses.
Embora você possa pensar que há tantas etapas no planejamento de uma mudança de escritório que você não tem tempo nem para considerar a comunicação, você realmente precisa tirar um ou dois dias para criar uma estratégia firme que manterá os funcionários e os clientes conscientes. das próximas mudanças .
Vamos começar com os funcionários, pois eles são diretamente afetados pela mudança .
Comunicações internas devem incluir estas mensagens principais:
- Um cronograma claro: certifique-se de listar todos os principais passos da mudança para que todos saibam o que esperar e quando.
- Instruções de embalagem: fornecer aos funcionários instruções sobre como arrumar seus escritórios ou cubículos para a mudança. Isso deve incluir onde obter materiais de embalagem , o que eles são responsáveis pela embalagem e prazos.
- Aviso antecipado de quaisquer fechamentos de escritório : durante a mudança, você pode precisar fechar o escritório para permitir a embalagem final e a movimentação de equipamentos de escritório e móveis. Verifique se sua equipe está ciente dessas datas e se e como a empresa continuará durante a mudança e como isso afetará sua agenda de trabalho e carga de trabalho.
- Novo plano de trabalho: Os funcionários vão querer saber desde o início como será o novo espaço e como os escritórios serão instalados. Eles ainda terão seu próprio espaço ou estarão em um cubículo ou em um piso aberto? Certifique-se de criar uma maneira de informar a equipe sobre como o espaço de trabalho pode mudar.
- As novas opções de localização, estacionamento e deslocamento: Forneça aos funcionários todas as informações necessárias sobre o novo local para que eles possam preparar o transporte para o novo espaço.
Depois de determinar todas as mensagens principais, você precisa determinar a melhor forma de entregar essas mensagens. O método que você usa deve ser decidido pelo tipo de mensagem.
Por exemplo, o cronograma pode ser facilmente entregue através da intranet da sua empresa; enquanto o fechamento de escritórios pode ser melhor apresentado em uma reunião de equipe para garantir que as perguntas possam ser feitas e respondidas.
Formas de Comunicar Objetivos ao Pessoal:
- Intranet: para as empresas ou organizações que possuem uma intranet, essa geralmente é a melhor plataforma para a maioria das mensagens. Ele permite atualizações fáceis de arquivos e informações que atingem todos os funcionários.
- Reuniões presenciais: não importa qual seja a mensagem, as reuniões da equipe são um bom lugar para fazer anúncios e permitir que a equipe tenha uma discussão completa. Você também pode usar o horário da reunião para analisar como as informações serão comunicadas, para que os funcionários saibam que serão mantidas informadas.
- E-mail: enquanto o e-mail é fácil, não é a melhor maneira de transmitir informações. Você não quer enviar tantos e-mails que as pessoas não podem encontrar as informações quando elas precisam. Se você usa e-mail, certifique-se de usá-lo apenas para que as pessoas saibam onde podem obter as informações.
- Pastas comuns : se você não tiver uma intranet, criar uma pasta comum em uma unidade de rede que todos possam acessar é a melhor maneira de armazenar as informações que você deseja que as pessoas acessem.
- Quadro de avisos: um espaço físico onde a informação é postada, é uma grande coisa a fazer. As pessoas não só podem verificá-lo com frequência, mas também fornece um local onde as pessoas podem se reunir e discutir suas preocupações.