Se você precisar mover o seu negócio , o melhor lugar para começar a planejar como embalar e se mover é bem aqui. A chave para um movimento bem-sucedido é construir algumas alianças que possam ajudar a motivar e coordenar o restante da equipe do escritório.
Planeje o movimento
Crie uma linha do tempo que permita todos os estágios necessários de sua mudança. Você precisará discutir isso com o resto de sua equipe de mudança ou com os gerentes e supervisores para garantir que seja viável.
Para um pequeno escritório, você precisará de pelo menos três meses para se preparar e para um escritório de médio a grande porte, pelo menos de seis a oito meses. A chave é começar o mais cedo possível.
O próximo passo é coletar todas as informações sobre o novo espaço. Tente obter plantas ou layout do piso para poder identificar os principais componentes, como tomadas elétricas, espaço de armazenamento, etc. e, o mais importante, determinar o novo layout do escritório. Também é uma boa ideia ter um plano geral de layout para o seu espaço atual, para que você possa comparar os dois; se houver áreas no escritório atual que não estejam funcionando, identifique-as para que possam ser resolvidas em seu novo espaço.
Também faça uma lista de possíveis problemas com o novo espaço, como uma área de recepção menor ou menos área de armazenamento ou talvez um espaço aberto maior que possa exigir mais cubículos ou paredes temporárias. Pode ser necessário contratar carpinteiros ou pintores se as paredes precisarem ser construídas ou pintadas.
Ele pode ter sido abordado quando o novo espaço foi adquirido, mas apenas certifique-se de que nenhuma construção adicional ou mudanças cosméticas precisem ser concluídas antes da mudança.
Reúna sua equipe
Para escritórios de médio a grande porte, marque (ou peça para voluntários) alguém de cada departamento ou divisão para coordenar sua área específica.
Pode ser atribuído ao supervisor ou gerente do departamento, que pode então garantir que cada funcionário assuma a responsabilidade de embalar sua mesa, arquivos e itens pessoais. Para escritórios menores, você pode estar por conta própria. Nesse caso, identifique algumas pessoas importantes que podem ajudar na coordenação do movimento.
Sua equipe também pode ajudar a identificar problemas atuais com o espaço antigo e fornecer possíveis soluções para o novo escritório. É uma ótima maneira de incorporar outros pontos de vista e alcançar um consenso sobre a mudança, se alguns não estiverem muito entusiasmados com a mudança.
Ter reuniões regulares
Em sua agenda, estabeleça reuniões regulares e certifique-se de que os funcionários sejam notificados sobre os detalhes da reunião e de que todos saibam o que precisam fazer para arrumar seu escritório ou espaço de trabalho . É importante manter todos informados para limitar quaisquer preocupações ou preocupações; mover-se é estressante para todos os envolvidos, especialmente se as decisões não estão sendo comunicadas.
Determine seu orçamento
Se você tiver uma quantia de orçamento específica atribuída para a sua mudança, será importante identificar os custos antes de contratar motores, ou mesmo antes de embalar a primeira caixa.
Atribuir tarefas
Peça ao seu comitê móvel para criar uma lista de tarefas que precisam ser concluídas e garantir que elas sejam adicionadas à linha do tempo / programação.
Você pode precisar de provedores de serviços especializados, como instaladores de linhas telefônicas ou especialistas em redes de computadores. Pergunte a cada gerente de departamento ou supervisor o que é exigido de sua área. Verifique se as áreas comuns estão cobertas, como área de recepção, lobby e áreas de armazenamento.
Uma das tarefas mais críticas é contratar os motores . Existem empresas que se especializam em movimentos de escritório. Apenas certifique-se de fazer sua pesquisa, fazer as perguntas certas e fazer com que a empresa vá até seu escritório para avaliar sua mudança. Como qualquer mudança doméstica, você precisa ter certeza de que a empresa é confiável e que você está recebendo o melhor serviço pelo custo. Essa tarefa pode ser atribuída a algumas pessoas, cada uma chamando empresas específicas e comparando as notas. Comece cedo para garantir que você obtenha o melhor preço possível.
Faça uma lista de contatos
Você precisa se certificar de que todos os seus negócios, fornecedores e clientes, saibam que você está se mudando.
É uma boa ideia atribuir essa tarefa a uma pessoa para supervisionar. Notificar clientes e clientes requer comunicações específicas sobre onde você está se mudando e como a empresa irá operar durante a mudança. Essas informações são essenciais para garantir que seus clientes não procurem outros serviços em outros lugares.