Você trabalha para uma empresa que tem reuniões frequentes? Você já se perguntou o que deveria fazer e o que é considerado comportamento adequado nessas reuniões? Você tem medo de assistir às reuniões porque tem medo de cometer uma piada que possa colocar em risco sua posição ou oportunidades de progresso ?
Normalmente, gerentes, líderes de equipe ou executivos se reservam o direito de iniciar reuniões de negócios quando sentem necessidade.
Independentemente de serem eventos programados regularmente ou convocados para um propósito específico, todos os participantes devem seguir as diretrizes adequadas de etiqueta comercial .
Líder
Antes da reunião, é essencial ter tudo organizado para que você não perca tempo valioso de ninguém. Você quer que ele seja executado sem problemas e dentro do cronograma possível, mas ainda assim deixe tempo para perguntas e feedback, se possível. A chave é mostrar respeito por todos os envolvidos.
Aqui estão algumas diretrizes recomendadas:
- Tenha uma agenda escrita com uma sequência lógica e tempos realistas. Se o tempo e os recursos permitirem, envie cópias para todos que participarem.
- Envie um convite aos possíveis participantes com o maior número possível de detalhes sobre a reunião, incluindo a localização, a hora de início, o que levar e a hora de término.
- Comece com uma saudação amigável e avise a todos quando estiver tudo bem em fazer perguntas.
- Tenha água no pódio ou na frente da sala e beba entre os tópicos ou quando alguém estiver falando.
- Você não precisa escrever o seu discurso na íntegra, mas você deve pelo menos ter marcadores em suas anotações. Não fazer isso pode fazer com que você pule de um tópico para outro e perca a noção do que você precisa dizer. Isso pode fazer com que você perca tempo e deixe os participantes se perguntando sobre o ponto da reunião.
- Esteja ciente da linguagem corporal dos seus participantes. Se você perceber que as pessoas estão perdendo o interesse, faça uma pausa e verifique se você não está repetindo informações ou gastando muito tempo em algo que não é relevante.
- Tenha algumas anedotas para manter a reunião interessante. No entanto, evite contar piadas inapropriadas que tenham até um toque de sexismo, racismo ou qualquer outra coisa que possa ofender outras pessoas.
- Nunca roube as ideias de outras pessoas e chame-as de si. Sempre dê crédito a outras pessoas por idéias e tarefas bem-sucedidas.
- Enquanto está tudo bem se mover um pouco, não ande de um lado para o outro na frente da sala. Isso faz você parecer nervoso.
- Durante o período de perguntas e respostas, permaneça quieto até que a pessoa solicite terminar antes de responder. Se você não entender a pergunta, peça a ela que a repita ou explique melhor a consulta.
- Se alguém parecer bravo ou hostil, mantenha a calma e peça à pessoa para discutir isso com você mais tarde.
- Encerre a reunião mais cedo, se possível. É melhor que seja mais curto do que perder a atenção dos presentes.
Participantes
Todos que são chamados para a reunião devem comparecer a menos que as circunstâncias não permitam. Se você souber sobre a reunião com antecedência, considere ter um tempo extra com a sua preparação pessoal para mostrar respeito por qualquer supervisor que comparecer.
Vista-se adequadamente para o nível de negócios.
Dicas de boas maneiras:
- Se você for solicitado a enviar uma mensagem de confirmação, faça-a assim que entrar na reunião em sua agenda .
- Aparece no horário . Chegue lá alguns minutos antes, se possível.
- Verifique seu celular e verifique se ele está em modo silencioso ou desligado. Você nunca deve enviar mensagens de texto durante uma reunião, a menos que o líder peça uma pessoa específica.
- Se bebidas são servidas, uma bebida é aceitável. No entanto, a menos que todo mundo esteja comendo, espere até que a reunião termine para fazer um lanche.
- Se esta for uma reunião de almoço, leve sua comida para a mesa e coma-a o mais silenciosamente possível e sem chamar atenção para si mesmo.
- Não converse ou troque notas com outros participantes. Isso é muito perturbador e pode dar a impressão de que você não leva o seu trabalho a sério o suficiente para prestar muita atenção ao que está sendo discutido.
- Se você for chamado, responda o mais diretamente possível. Quando você não souber a resposta, peça desculpas e seja honesto. Nenhuma resposta é melhor que a errada.
- Após a reunião, agradeça ao orador.
- Não fique na sala de reunião por mais tempo do que o necessário. Sair vai fazer você parecer ocioso, e você não quer que o chefe pense que você está usando a reunião para fugir de seus deveres.
Reuniões em um restaurante
Às vezes, uma reunião de almoço é convocada e pode ser realizada em um restaurante. Mesmo que isso esteja fora do escritório, lembre-se de que você ainda está no trabalho.
Outras dicas para reuniões em restaurantes:
- Nunca esqueça suas maneiras à mesa .
- Lidar com percalços de refeições com graça e boas maneiras.
- Use utensílios adequados . Em caso de dúvida com relação a qual forquilha acompanha cada curso, siga a pessoa que lidera a reunião.
- Se você estiver em um restaurante buffet , saiba as boas maneiras de se ajudar.
- Siga as orientações adequadas para comer alimentos de dedo .